Эффективный бизнес подобен часовому механизму — каждый сотрудник является важным элементом структуры. Все его процедуры регламентированы и безошибочны. Как следствие, такая компания может быть беспроблемной. Другое дело, если компания не жалуется на высокую прибыль, но обслуживание клиентов или заказы не выполняются уже долгое время. В этом случае следует оптимизировать деятельность. В нашей статье Как оптимизировать бизнес-процессы компании и каким образом.
Потому что оптимизировать нужно.
Когда вас что-то не устраивает, нужно оптимизировать бизнес. Чем больше в компании сотрудников, чем больше у нее филиалов, тем сложнее становится взаимодействие между отделами. Если простейшие задачи, такие как телефонные звонки или согласование документов, отнимают много времени, это явный признак того, что бизнес-процессы нуждаются в оптимизации.
Одним словом, если не хватает эффективности, контроля или скорости выполнения задач, необходима оптимизация.
Правила эффективной оптимизации
Анализ текущего состояния
Выявление преимуществ и проблем бизнеса — первый шаг на пути к оптимизации. Сначала необходимо определить проблему — то, что вызывает беспокойство. Обычно существует четыре измерения: время обработки, стоимость, качество и эффективность. Что-то из этого списка вызывает «заторы» в вашей компании.
Теперь вам нужно создать модель компании. Количество занятых людей, затраты, прибыль и т. д. Это называется моделью «Как».
Определите работу, которую необходимо выполнить.
Старайтесь работать над конкретными проектами, а не над общим состоянием дел. Например, цель компании — продавать 10 машин Crusader в месяц. На данный момент — 5. Цель оптимизации малого и среднего бизнеса — довести продажи до необходимого объема. Предыдущая схема работы помогает проанализировать текущую ситуацию, выявить перспективы и создать модель «как должно быть». Другими словами, оптимизируйте процесс, а не бизнес.
Будьте гибкими.
Учтите, что оптимизация может сработать не сразу или потребовать кардинальных изменений в работе компании. В некоторых случаях она может даже заставить вас изменить свой бизнес. Трудный период перехода от нормальной к оптимизированной работе должен быть сглажен. Поэтому оптимизация бизнес-функций должна быть постепенной и активной.
Учитывайте человеческий фактор
Не всем сотрудникам нравятся требования оптимизации. Некоторые увольняются, другие намеренно саботируют проект. Задача руководителя — объяснить, что изменения пойдут бизнесу только на пользу, даже если при этом будут сокращены рабочие места.
Методы оптимизации бизнеса
В зависимости от решения выявленной проблемы можно использовать различные методы оптимизации. Важно понимать, что единого решения для всех отраслей и случаев не существует — необходимо рассматривать и анализировать индивидуальные ситуации.
Стандартизация.
Крупные компании могут столкнуться с тем, что в каждом филиале существуют свои документы. В этом случае неизбежны проблемы с отчетностью и логистикой. Это означает, что время теряется на решение самых простых задач.
Стандартизация подразумевает единые правила работы для каждого филиала. Компания — требования. Создание единого стандарта выполнения процедур — первый шаг к оптимизации компании. При создании этого свода правил необходимо учитывать опыт других компаний, а также специфику отрасли и каждого филиала в отдельности.
Исключение.
Некоторые этапы задачи можно упростить, объединив их с другими этапами. Например, при приеме на работу кандидат отправляет свое резюме и обсуждает его с менеджером по персоналу, затем с руководителем отдела и, наконец, с директором компании. В этом случае обращение в отдел кадров — лишний шаг, проще составить подробную анкету со всеми вопросами, необходимыми рекрутеру. Однако собеседование с руководителем отдела необходимо, чтобы оценить уровень и профессиональные навыки кандидата. Если руководитель не стремится к абсолютному контролю, этап собеседования с ним можно исключить.
Важно проанализировать процесс, выбрать и исключить те этапы, которые не являются необходимыми. Без анализа очень велика вероятность того, что необходимые элементы будут исключены.
Изменения.
Анализ бизнес-процессов может выявить точки для оптимизации. Например, изменения в материалах или технологиях могут привести к оптимизации затрат. Любые изменения должны быть осознанными, не стоит недооценивать качество продукта или услуги, основываясь только на цене.
Обратите внимание, что некоторые изменения необходимо тестировать. Например, ресторан может запустить сезонное меню. Если клиенты останутся довольны, блюдо станет устоявшимся. Утвержденные изменения необходимо распространить на все отделы и филиалы компании. Это лишь один из примеров стандартизации изменений.
Отладка взаимодействий.
Если некоторые этапы процесса выполняются частями, которые не взаимодействуют друг с другом, процесс значительно замедляется. В крупных компаниях отсутствие взаимодействия между отделами может привести к тому, что сотрудники будут повторять одни и те же задачи, что приведет к напрасной работе. Это контрпродуктивно и невыгодно.
Отдельные рабочие единицы, будь то сотрудники или целые отделы, должны взаимодействовать. На малых и средних предприятиях достаточно традиционного совещания, на котором все отчитываются о выполненных и запланированных задачах. В компаниях с большим количеством сотрудников в таких спринтах участвуют только менеджеры, поэтому задачи необходимо дублировать на досках, таких как Trello или Monday. Также полезны совместные беседы, чтобы сотрудники могли уточнить информацию и убедиться, что задачи не дублируются.
Распространенные ошибки, которые допускают руководители, думающие об оптимизации
Оптимизация на основе эмоций
Представьте себе ситуацию. Отдел продаж уже третий месяц не выполняет и половины своего плана. Руководитель в ярости и начинает массово нанимать новых сотрудников. В результате отдел не укомплектован, и даже новые сотрудники не меняют ситуацию — продажи по-прежнему низкие.
Все изменения требуют тщательного планирования. Рассчитывается длительность процедуры, интенсивность работы и выводится оптимальное количество сотрудников для выполнения этой работы. Оптимизация — это чистый расчет, а не эмоции.
Использование интуиции
Если бизнес-процесс изменяется на основе личного мнения эксперта, его интуиции, это не оптимизация. Работа в бизнесе — это не гадание на кофейной гуще, а тщательно продуманные действия. Изменения предлагаются администрации и обосновываются цифрами и элементами, доказывающими их эффективность.