Время — один из самых ценных ресурсов в современном мире, особенно для компаний. Однако значительная его часть зачастую тратится на бюрократические, рутинные задачи.
В этой статье главный директор компании Embedik Ярослав Ращупкин рассказывает E-Xecuic об услугах, которые помогают повысить точность и скорость обработки информации, сделать работу с документами проще и быстрее и снизить риск ошибок.
Ниже приводится текст оригинальной публикации
1. документация, отредактированная с коллегами — googledocs // яндекс.доценты
Сервисы Google и Yandex доступны в Интернете бесплатно, как и Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С их помощью удобно совместно работать над текстами, презентациями и таблицами. Здесь нет множества файлов с разными версиями документа. Все хранится в облаке, поэтому изменения видны всем. Пользоваться инструментом может каждый, у кого есть учетная запись.
2. редактирование pd f-ilovepdf
Для редактирования PDF-файла необходим доступ к исходному документу созданного инструмента. С помощью веб-сервиса ILOVEPDF можно сжимать файлы и отправлять их по электронной почте или в мессенджерах, удалять и добавлять отдельные страницы, разбивать и объединять файлы.
3. Проверка контракта на риски — контракты от Embedika
При «ручном» контроле договоров риск ошибок из-за человеческого фактора выше. Например, легко избежать нежелательных формальностей, таких как штрафы, неприятные условия оплаты, авторские права, ограничение ответственности и т. д.
Соглашение об услугах искусственного интеллекта от Embedika было разработано в сотрудничестве с Garant Gate и юридическим отделом Siemens. Он обращает внимание сотрудников на то, чтобы они знали условия договора, и дает рекомендации по изменению формулировок.
4. стандарт — документирование документации с помощью doczilla
Документооборот может помочь убедиться в правильности составления заявлений или получить претензии от контрагентов. Сервис Doczilla содержит ряд стандартов, которые позволяют обрабатывать широкий спектр документов, включая договоры, доверенности, заявления и протоколы. Они подготовлены юристами-специалистами, специализирующимися в самых разных отраслях бизнеса.
Стоимость: от 1000 рублей, также доступны некоторые бесплатные критерии
5. быстрый обмен электронными документами с контрагентами — Диадок
Диадок помогает управлять всей цепочкой документооборота. Он координирует создание и передачу документов, их прием и подписание, а также взаимные договоренности. Этот сервис подходит для всех юридических лиц, включая индивидуальные компании. Благодаря большой клиентуре, возможна передача большинства документов в электронном виде контрагенту.
Стоимость: все входящие документы бесплатно ценовой пакет от 250 исходящих документов — 7. 6 за руб.
6. Подписание документов в один клик — Nopaper
Удобный сервис обмена документами для одиночных компаний и частных лиц, позволяющий работать с фрилансерами. В рамках сервиса можно создавать бесплатные подписи UNEP и подписывать документы со смартфона. Преимущества сервиса — мультикультурность. Вы можете работать как на телефоне, так и на компьютере.
7. соответствие и выставление счетов финансовым файлам — Finolog.
Этот сервис помогает управлять рынками, продажами и услугами. Он упрощает работу с доказательствами и удалениями, оптимизирует ценообразование и выставление счетов.
Помимо управления финансовой документацией, сервис также обеспечивает анализ расходов и доходов. Сервис можно использовать для отслеживания данных с разных банковских счетов. Можно распределять данные по проектам, прогнозировать кассовые разрывы и рассчитывать рентабельность.
Стоимость: 14-дневный тестовый период. Далее — от 2499 рублей в месяц.
8. Подписание цифровых версий документов — Контур.Крипто
С помощью облачных сервисов можно быстро подписывать документы, которые не требуют немедленной отправки контрагентам. Электронные файлы можно подписывать в самых разных форматах — PDF, Word, Excel, сканы и фотографии.
Электронные подписи подтверждают правильность написания и защищают подписанные документы от повреждений.
9. Быстрое обновление функциональности продукта — Collato
Инструмент на основе искусственного интеллекта помогает найти данные о продукте во всех внутренних системах. Он находит необходимую информацию и собирает ее в один файл. Например, вы можете быстро создать документ или руководство по бизнес-требованиям к продукту. Также можно создавать простые отчеты для совещаний, опросы клиентов или простые объемные документы. Недостатком является то, что сервис поддерживает только английский язык.
10. PD F-DBRIN Идентификация документов
Нейронная сеть помогает распознавать данные из 23 различных документов, хранящихся в формате PDF. Среди них паспорта и загранпаспорта, водительские удостоверения, сунил, НДС, УСН, ПТС, СТС, банковские карты и договоры ДМС.
Алгоритмы очищают деформированные изображения, выравнивают страницы документов и быстро извлекают данные из файлов. Сервис может быть интегрирован в современные системы электронного документооборота.
Стоимость: бесплатный тестовый доступ
Этап сотрудничества для обработки первичных документов:
Оставьте заявку на сайте. Наш администратор свяжется с вами и подберет для вас подходящий счет.
Мы связываемся с вами и обсуждаем ваши обязательства по документообороту. Мы определяем будущие задачи по регистрации и хранению ваших первичных документов.
Мы разрабатываем и согласовываем оптимальный процесс работы с вашими первичными документами. Мы объясняем и предоставляем вам бонусный кейс для улучшения вашего первичного документооборота.
Редактируйте, подписывайте и сохраняйте документы с гаечным ключом в руках
Кукина Мария Директор по бухгалтерскому учету и расчету заработной платы
Основные преимущества сотрудничества с нами:
У вас в офисе хранится много ключевых документов? Вам сложно найти нужные документы?
Упорядочивание документов по периодам и форматам. Создавайте удобные электронные файлы. Теперь вы сможете находить документы и предоставлять их по запросу в течение нескольких минут.
Вы постоянно занимаетесь оказанием услуг? Очень большие ежемесячные счета?
Организуйте немедленную передачу счетов на оплату по электронным каналам связи. Автоматизируйте контроль исполнения договоров.
Платежи по договорам в рамках утвержденных условий с поставщиками?
Оптимизируйте процессы и сроки оплаты.
Очень большой поток документов? Много контрагентов из других отраслей?
Возьмите на себя сбор почтовых отправлений. Свяжитесь с контрагентами для предоставления ключевых документов. Подключитесь к электронному документообороту.
Что такое ключевые бухгалтерские документы?
Ключевые бухгалтерские документы — это неотъемлемая часть системы бухгалтерского учета каждой организации. Эти документы используются для учета и регистрации всех финансовых операций и событий, происходящих в компании. Примерами первичных учетных документов являются счета-фактуры, акты, операционные и товарные накладные.
Правильное оформление первичной документации является основой для точного и эффективного ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности.
СЭД «Дело» — Функции
Delo — это система с полным набором инструментов для управления документами и офисами, рассчитанная на максимальную нагрузку. Надежное и безопасное решение.
Delo — это система с полным набором инструментов для управления документами и офисами, рассчитанная на максимальную нагрузку. Надежное и безопасное решение.
СЭД «Дело» поддерживает работу с документами на всех этапах жизненного цикла, от регистрации до удаления, в соответствии с утвержденной номенклатурой файлов. Система обеспечивает регистрацию, тестирование, выдачу команд, планирование решений, контроль исполнения команд, контроль сроков исполнения и удаление документов в делах.
Система обеспечивает регистрацию входящих и исходящих документов учреждения в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Документы, поступающие в подразделение, могут быть отсканированы вручную или автоматически с использованием средств текстовой идентификации.
Документы, полученные по электронным каналам, регистрируются с необходимыми функциями.
Для комфортной регистрации документов в ручном режиме предусмотрена система каталогов, обмен цен, завершение автоматических функций и применение шаблонов. Контроль цен при хранении обеспечивает большую корректность данных документов.
Исходящие документы предлагаются как для передачи по электронным каналам связи, так и в печатном виде с бланками, необходимыми для выполнения задания. Поддерживается формирование формы 103 Почты России для групповых миссий.
СЭД «Дело» предоставляет набор инструментов для подготовки приказов/решений и контроля их исполнения.
Для экономии времени можно использовать шаблоны заказов и групповые заказы для однотипных документов. Для повторяющихся задач применяется регулярное распределение заказов по настраиваемому расписанию. Предусмотрена возможность манипулирования элементами решателя, что позволяет быстро вводить несколько поручений, используя одни и те же параметры.
Менеджерам, работающим с ассистентом или группой ассистентов, может быть полезно использовать технологию для работы с планами поручений, детально проработанными в СЭД «ДЕЛО». Механизм работы с проектами заказов позволяет ассистентам предварительно обрабатывать заказы, а менеджерам — принимать решения по одному или нескольким проектам заказов одним щелчком мыши.
СЭД DELO упрощает и автоматизирует создание и утверждение различных типов проектов документов (например, заказов на поставку, служебных записок).
Форматирование документов на основе шаблонов
На этапе подготовки инициатором документа СЭД «ДЕЛО» обеспечивает использование утвержденных шаблонов для выбранного типа документа. При формировании файла в текст переносятся необходимые атрибуты. Чтобы быстро и точно заполнить карточку проекта документа, скопируйте атрибуты из соответствующего документа, заменив их из каталога.
Система DELO предоставляет все необходимое для реализации параллельных, последовательных и смешанных фаз согласования и совместной работы с дизайном документов. Шаблон маршрута и его компоненты можно использовать для создания маршрутов в наглядном, графическом формате. Информация о ходе работы над проектом документа, соображениях по утверждению, всплывающих комментариях и предлагаемых поправках наглядно отображается на карточке проекта документа.
Утверждение проекта и совместная работа
Система DELO поддерживает предопределенную, свободную маршрутизацию проектов документов, определяемую инициатором. Поддерживаются параллельные, последовательные и смешанные этапы согласования.
В процессе работы над планом участники могут добавлять в маршрут утверждающих лиц (вторичное утверждение).
Логика перемещения и условия перехода к последующему этапу согласования настраиваются в соответствии с правилами, принятыми в организации, с использованием настроек процесса согласования соответствующей группы документов.
Если проект документа согласован, участники могут либо согласиться с проектом, либо отправить его на доработку инициатору. Для отслеживания истории изменений в системе DELO поддерживается планирование релизов.
Для эффективного диалога между инициатором и согласующими участниками предусмотрена возможность свободного обсуждения проекта документа.
Внедрение электронных подписей.
При необходимости виза согласователя может быть подтверждена электронной подписью.
Поддерживается использование различных видов электронных подписей (как квалифицированных, так и неквалифицированных электронных подписей).
СЭД DELO автоматизирует проведение совещаний на всех этапах — от формирования повестки дня до приглашения участников, создания протоколов и контроля исполнения решений. Автоматизация совещаний в едином контуре системы документооборота DELO позволяет организовать взаимодействие сотрудников на этапах подготовки и организации совещаний, а также в процессе исполнения решений.
В системе DELO предусмотрено ведение индивидуальных и групповых календарей, в которых отображается информация о запланированных датах встреч, сроках выполнения заданий, подготовки документов и других мероприятий. Интерфейс календарного планирования помогает выбрать оптимальное время для проведения мероприятия с учетом занятости участников, а также определить взаимосвязь между запланированными событиями и сопутствующими или проектами документов.
Формирование повестки дня и уведомление участников
Участники будущих встреч получают немедленный доступ к материалам запланированного мероприятия и, при необходимости, к архивным данным предыдущих встреч. Система предоставляет понятный интерфейс для создания и утверждения повестки дня собрания, т. е. добавления и удаления тем, согласования изменений и оповещения участников.
Проведение собраний и голосование по пунктам повестки дня
СЭД «Дело» позволяет получать результаты обсуждения мероприятий в режиме реального времени и проводить совещания с операциями дистанционного участия, в том числе с возможностью голосования по вопросам повестки дня. Система обеспечивает запись собрания с автоматическим подсчетом голосов. Протокол собрания формируется и утверждается с последующей регистрацией и предоставлением сотрудникам по договоренности с учетом установленных прав доступа.
Автоматизация совещаний в едином контуре документооборота обеспечивает использование всех существующих команд СЭД для выполнения команд СЭД. По итогам совещания система создает и отправляет соответствующие команды. Статус текущего исполнения команд конференции может быть отображен с помощью формата таблицы исполнения и ряда диаграмм.