Согласно пунктам 56 и 57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности N 624н (далее — Порядок), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 года, помимо заполнения листка нетрудоспособности, подготовленного врачом, застрахованному лицу выдается дубликат в случае повреждения или утраты листка нетрудоспособности Застрахованному лицу выдается дубликат.
Заполнение дубликата имеет ряд особенностей.
— В строке «дубликат []» ставится буква «V» (статья 58 Порядка).
— Дата выдачи дубликата указывается в соответствующей строке как дата выдачи свидетельства (письмо Фонда социального страхования РФ от 23 декабря 2011 г. N 14-03-11/15-16055).
— В графах «С какого времени» и «По какое время» таблицы «Период отсутствия на работе» весь период нетрудоспособности указывается в одной строке (ст. 60 Порядка).
— В таблице «Освобождение от работы» данные заносятся и подписываются председателем врачебной комиссии, а также лечащим врачом (ст. 57 Порядка).
В остальном дублирование заполняется так же, как и в случае с заменяющим листом.
Некоторые территориальные отделения ФСС России считают, что указание строки «дубликат» нельзя совмещать с указанием строки «основной» или номера предыдущего листка нетрудоспособности. Другие считают, что заполнение одной из этих строк на дубликате является технической ошибкой и не требует переоформления. Другие, наоборот, рекомендуют заполнять строки «основной» и «продолжение» на дубликате справки, чтобы уточнить, для замены какой справки она была выдана, поскольку эта информация влияет на выплату пособий. В связи с этим работодателям рекомендуется ознакомиться с позицией местных органов социального обеспечения.
Если в период временной нетрудоспособности работникам выдавались различные справки и одна из них была уничтожена, то делается копия уничтоженной справки. Взамен старой выдается справка, либо медицинская организация выдает справку, подтверждающую факт замены справки, и сообщает о количестве замененных справок о нетрудоспособности. Это относится к пункту 3 письма Фонда социального страхования РФ от 28 октября 2010 г.1 , N 14-03-18/15-12956. Данный пункт письма был отозван из Фонда только в рамках процесса подготовки справок, выдаваемых при поврежденном обмене (см. письмо от 23 декабря 2012 г. N 14-03-11/15-16055). Фонд не выпустил нового разъяснения по оформлению дополнительных документов, объясняющих различия в количестве форм страховых случаев. По этой причине многие региональные отделения по-прежнему считают необходимым дублировать один из сертификатов цепочки и прикладывать его к последнему экземпляру поврежденного или заменяющего сертификата, если он прилагается в любом виде (см., например, Нижегородский Памятка ФСС России от 5 марта 2013 года по заполнению справки о нетрудоспособности.
Как заменить утерянный больничный лист?
27. 11. 2018 РаспечататьМногие бухгалтеры хотя бы раз не сталкивались с проблемой потери больничного листа. Читайте статью, чтобы узнать, как компенсировать расходы в этом случае и какие документы нужно предоставить в ГСЭИ.
Лучший способ проверить утраченный больничный — получить его копию. Если бухгалтер потерял больничный лист работника, он должен восстановить документ. Для этого он может обратиться в территориальное отделение Минздрава России с заявлением в свободной форме о выдаче копии листка нетрудоспособности. Если же документ потерял сам сотрудник, казначей может попросить его получить дубликат справки об импотенции для работы в медицинском центре. Однако на практике получить дубликат удается не всегда. В основном из-за того, что утеря больничного листа работодателем не является основанием для получения дубликата. Об этом говорится в пункте 56 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. и подтвержденного в письме ФСС РФ от 17 июля 2013 г. -11/12-7761. Кроме того, работник не обязан восстанавливать листок нетрудоспособности, утерянный работодателем. А если он потеряет документ и попросит дубликат, то с большой долей вероятности ему в этом откажут. Если больничного листа нет и он не дублируется, ФСС имеет право не зачесть расходы на выплату пособий. Тогда он должен отстоять свое право на зачет стоимости справки об импотенции, утерянной для работы. До недавнего времени существовал ряд судебных решений с противоположными результатами. Некоторые судьи отмечали, что расходы на выплату пособий можно определить не только по больничному листу или его копии, но и по другим документам.
На практике получить дубликат удостоверения не всегда возможно. В основном из-за того, что утеря справки о невозможности работы у работодателя не является основанием для оформления дубликата.
Например, справки и письма из медицинских учреждений, содержащие информацию о выданных больничных листах или пособиях по временной импотенции, копии справок о временной импотенции для работы. Однако есть и противоположные решения судей, которые определили, что основным документом, подтверждающим страховой случай, является справка о временной нетрудоспособности или копия такой справки. В результате, при отсутствии больничного листа или копии справки, пособия по временной нетрудоспособности не учитываются. Верховный суд прекратил действие этих разных решений. См. также: «Потеря больничного листа: как проверить законность выплат?».
Двойная справка о нетрудоспособности, если она оплачивается
Подборка наиболее важных документов по вопросу Заявление о выдаче справки о двойной импотенции для работы, если она оплачивается (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Судебная практика.
Постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 27. 09. 2022 г. Дело N А75-6208/2022 Закон 08АП-9395/2022 Заявление: заявление: о взыскании расходов на выплату пособий по социальному страхованию в связи с нарушением решения о незачете в случае временной нетрудоспособности и в отношении расходов по беременности и родам в счет оплаты. Решение: требование удовлетворено. Нарушение процесса выдачи листка нетрудоспособности и процесса ремонта его копии, как подтверждает судебная практика, не свидетельствует об отсутствии оснований для выплаты пособия по временной нетрудоспособности (Постановление ВАС РФ от 14. 05. 2014 /14 Дело N А73-7703/2013).
Статьи, комментарии и ответы на вопросы
Срочное решение: как провести дублирование больничного листа (КонсультантПлюс, 2025) Распечатанные больничные листы дублируются по схожим причинам. Кроме того, дубликаты выдаются в связи с порчей и утратой больничного листа перед выплатой пособия по временной нетрудоспособности в связи с материнством. Независимо от того, кто несет ответственность за износ или утрату документов: вы или сотрудник. Законодательных ограничений по этому вопросу нет (п. 76 Порядка оформления справок с работы).
Соответствующее решение: каковы последствия утери больничного листа (КонсультантПлюс, 2021). Если работник заявляет об утере больничного листа, ему предлагается выдать дубликат справки о нетрудоспособности в организацию, которой был выдан оригинал. На основании этой копии копия обладает той же правоспособностью, что и оригинал, а значит, можно выплатить практическое пособие по временной импотенции или декретный листок. Убедитесь в том, что копия оформлена правильно (пп.
Регулятивные действия.
Приказ Минздрава России от 23 ноября 2021 г. N 1089н (ред. от 13 декабря 2022 г.) «Об утверждении условий и порядка формирования листка нетрудоспособности в формате электронного документа и выдачи листка нетрудоспособности» в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации бумажном виде» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 29 ноября 2021 г. N 66067) В случае неправильного заполнения листка нетрудоспособности либо в случае его порчи или утраты (до даты выплаты данного пособия по временной нетрудоспособности, родам и материнству), а также в случае изменения причины нетрудоспособности по решению врачебной комиссии, заменившей ранее выданный листок. В случае нетрудоспособности выдается дубликат листка нетрудоспособности.
Что делать, если утерян листок нетрудоспособности
Социальное обеспечение, в том числе выплаты по временной нетрудоспособности, осуществляется за счет средств Федерального фонда социального страхования (Федеральный закон № 255 от 29 декабря 2006 года). Компенсацию получают с помощью документа о страховом случае в виде больничного листа. Его оформление и выдача регулируются Приказом Министерства здравоохранения Российской Федерации №. 624 (29 июня 2011 года). Закон также регламентирует порядок действий в ситуациях, когда документы, подтверждающие нетрудоспособность, утеряны.
Меры, которые необходимо предпринять, если работник потерял больничный лист
Эта копия служит подтверждением, равнозначным основному листку нетрудоспособности (который был утерян). Оплата за весь период болезни производится на основании заменяющего документа, в соответствии с общими правилами в целом.
Кстати! До недавнего времени для получения заменяющего документа требовалось предъявить справку от работодателя о том, что выплата не производилась на основании страхового статуса. Теперь такая справка необязательна, но может быть затребована медицинским центром, поскольку прямого запрета на ее требование нет.
Потеря больничного листа из-за халатности работодателя
Если работодатель теряет документы, подтверждающие нетрудоспособность работника, решение по ситуации принимает специальная комиссия, созданная приказом руководителя организации.
Если причиной утери или уничтожения справки названы непредвиденные обстоятельства, такие как наводнение, пожар или другая природная или производственная катастрофа, то составляется акт, в котором описываются обстоятельства передачи справки в медицинское учреждение. Вооружившись этим документом и паспортом, работник обращается к своему лечащему врачу за дубликатом листка нетрудоспособности.
Если путевка утеряна на предприятии и не учтена бухгалтерией, работник получает причитающуюся ему сумму на основании предоставленного заменяющего бланка (дубликата) (письмо из ФСС). № 15-03-11 /12-7761 от 17 июля 2013 года).
Работодатель не выдает новую карточку взамен учтенной и впоследствии утраченной работодателем. Согласно законодательству, карта выдается взамен, если в ней обнаружена неправильная запись или если работник сам потерял карту, но не в том случае, если работодатель обнаружил проблемы с документами.
Справки из медицинских учреждений не признаются в качестве подтверждения взносов на социальное страхование, поскольку они не являются финансовыми документами (Федеральный закон № 165 от 16 июля 1999 года, письмо Федерального фонда социального страхования № 15-03-11/12-7761).
Получить двойной листок нетрудоспособности может только сам работник, и только до тех пор, пока бухгалтерия компании не зарегистрирует листок нетрудоспособности. После этой процедуры ФСС не принимает и не возвращает эти взносы, а заменяющие листки не выдаются.
Учитывая правила организации архивного дела в стране, первичные документы должны храниться не менее пяти лет после годового отчетного периода (ФЗ № 402 от 12 июня 2011 г.). Если в ходе проверки, проведенной ФСС, будет установлено, что отсутствие листка нетрудоспособности по уважительным причинам не было учтено, расходы на выплату не будут приняты к зачету.
Чтобы избежать подозрений в том, что работодатель мог намеренно потерять листок нетрудоспособности, чтобы отказать в выплате пособия, от сотрудника, получившего бланк, могут потребовать письменное доказательство получения с указанием места, даты и собственноручной подписи. Если доказательства будут представлены, то работник-нарушитель и работодатель могут быть привлечены к административной ответственности (статьи 192 и 236 Трудового кодекса Российской Федерации).
Кстати, судебная практика свидетельствует о том, что возврат пособия возможен при отсутствии оригинала или копии больничного листа. Определение Верховного суда РФ от 305-КГ16-17521 (28. 12. 2016) подтверждает невозможность выдачи заменяющего акта в случае его утери работодателем и правомерность расчета выплаты по конкретному представлению. Документы, в том числе письма из медицинских учреждений (с подробным описанием утерянных экземпляров и информацией о болезни) и копии справок об импотенции, выданные для работы.
Утрата документации из медицинских учреждений.
Утрата лицензии на заболевание по халатности медицинского учреждения не является основанием для лишения гражданина страхового статуса.
Фонд обязан удовлетворить требования, изложенные гражданином в заявлении о выдаче копий. Может потребоваться предоставление справки с места командировки.
Если медицинский работник изменяет форму, то она переоформляется в соответствии со следующими требованиями к заполнению (Приказ Минздрава РФ № 624 от 29. 06. 2011 г.):
К больничному листу прилагается расчет пособий, который страховая компания выполняет на отдельном листе.
Работа с электронными бланками больничных
В качестве эксперимента с 2014 года в некоторых субъектах Российской Федерации начали выдавать листки нетрудоспособности в электронном виде. С осени 2015 года активно тестируемый проект распространился на многие регионы страны, а с июля 2017 года электронный документооборот будет внедрен повсеместно на территории Российской Федерации.
С этого момента печатные органы еще некоторое время будут использоваться параллельно с электронными версиями.
Цель использования электронного подтверждения нетрудоспособности гражданина та же, что и раньше, — обеспечить работодателю компенсацию утраченного заработка. Единственное отличие заключается в том, что информация заносится в электронную базу данных с первого дня обращения пациента в лечебное учреждение, а не на бумаге.
После закрытия больничной документации информация передается по каналам связи в отделение ФСС и по месту работы пациента.
Преимущества.
К положительным сторонам нововведения можно отнести тот факт, что не нужно беспокоиться о сохранности документов. Сам сотрудник не тратит время на получение бумажных копий. С его стороны исключается возможность случайной потери или уничтожения больничного листа.
Карточки, выданные медицинскими учреждениями и хранящиеся в электронных базах данных, невозможно потерять. Лечащий врач, отделение ФСС и бухгалтер работодателя имеют доступ к онлайн-версии, поэтому ксерокопии не нужны.
Преимущества есть и для работодателей. Они ведут фактический учет и не нуждаются в длительном хранении бумажных документов. Исключается возможность случайной или чрезвычайной потери (износа) документов.
Законодательство устанавливает четкие сроки, в которые компании должны выплачивать пособия сотрудникам. Службы ФСС могут контролировать соблюдение нормативных требований. Поэтому после внедрения новых форм взаимодействия сторон задержек с оплатой больничных листов быть не должно.
Кстати! На начальном этапе предусмотрена выдача листков нетрудоспособности в электронном виде по согласию гражданина. Оба варианта больничных листов (печатный и цифровой) имеют одинаковую юридическую силу и применяются в любой организации.
Заявление на получение дубликатов больничных листов
Если работник потеряет листок нетрудоспособности, он не сможет обосновать свое отсутствие, а работодатель не сможет выплатить или выполнить пособие. Кроме того, если в выданном листке нетрудоспособности допущена ошибка, это может привести к проблемам с выплатой пособий. В таких случаях не помешает предоставить работодателю копию больничного листа. Напомним, что копия — это второй или последующий экземпляр письменного документа, имеющий ту же юридическую силу, что и оригинал. Поэтому копия больничного листа должна содержать все сведения, содержащиеся в поврежденном (утраченном) больничном листе, с учетом необходимых исправлений (письмо Федерального фонда социального страхования от 8 сентября 2011 г. № 15-03-11)/12-887). Как получить дубликат больничного листа взамен испорченного или утерянного бланка?
Когда будет выдаваться дубликат больничного листа?
Дубликат больничного листа будет выдан, если медицинское учреждение исправит ошибку или если сотрудник потеряет больничный лист. Следует отметить, что при неправильном заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и вместо него всегда выдается дубликат (п. 56 Порядка, утвержденного постановлением Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29 июня 2011 г. № 624н). Это означает, что медицинское учреждение не может просто удалить неправильную запись, внести правильную и заверить исправление подписью и печатью.
В то же время следует учитывать, что не все ошибки в больничном листе являются препятствием для предоставления пособия. Например, неполное или неправильное название агентства занятости, записанное со слов самого работника, не является ошибкой, если агентство можно идентифицировать и доказать, что работник действительно работал в нем. Также обратите внимание, что ошибки в разделе «Заполняется работодателем» исправляются самим работодателем, и дубликаты не выдаются. Для исправления ошибок в плане работодателя неверные записи аккуратно удаляются, а правильная запись заменяет неверную на оборотной стороне бланка сертификата нетрудоспособности и подтверждается записью «Исправлено следующим образом. Считаю», заверенная подписью и печатью работодателя (Декрет № 65, утвержденный постановлением № 624ν Министерства здравоохранения и социального развития от 29 июня 2011 года). Оформление дубликата больничного листа на 2018 год ничем не отличается от оформления первичного листа, за исключением того, что в строке «дубликат» ставится отметка «V».
Как восстановить дубликат больничного листа, если он утерян или поврежден?
Чем полнее информация в оригинале больничного листа, тем быстрее медицинский центр восстановит больничный лист и выдаст его дубликат.
Копия листка нетрудоспособности выдается застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии (статья 57 Порядка, утвержденного постановлением Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29 июня 2011 г. № 624н).
Ниже приведен пример заполнения заявления о выдаче дубликата больничного листа в случае, если работник потерял его.