Органы ЗАГС Российской Федерации осуществляют государственную регистрацию актов гражданского состояния.
На сегодняшний день государственная регистрация осуществляется в порядке, установленном федеральным законом, и обусловлена такими актами гражданского состояния, как рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть.
И вся эта информация систематически хранится, в том числе и в электронном виде. Однако не стоит заранее полагать, что вся необходимая информация имеется в ЗАГСе.
18 декабря 1917 года был обнародован декрет СНК РСФСР «О гражданских браках, о детях и о записях актов состояния», уничтоживший старый порядок регистрации. Церкви по-прежнему отвечали за религиозные события, крещения, браки и отпевания регистрировались церковью, а рождение, брак и смерть по-прежнему регистрировались государством. В результате некоторые метрические записи были утеряны, некоторые рождения, браки и смерти не были зарегистрированы, некоторые записи актов были сделаны задним числом, и в результате даты, места и годы рождения в различных документах и источниках могли быть перепутаны.
Теперь давайте рассмотрим процесс передачи метрических книг. Изначально предполагалось, что функция регистрации будет передана земским органам. Третий Всероссийский съезд Советов в январе 1918 года принял решение о повсеместной ликвидации земств, но оно не было сразу реализовано, и 1 марта 1918 года — когда решение о ликвидации уже было принято — нормативным документом было предложено использовать «. . городской или земской, сложившейся структурой административной власти, при условии, однако, что он признает власть Советов и несет перед ними ответственность за свою работу». Однако чем дальше от Москвы, тем медленнее происходила ликвидация земства.
В некоторых местах регистрация происходила в нотариальном отделе Совета рабочих-красноармейских депутатов, а в некоторых — вообще не происходила. В Москве, например, отделение ЗАГСа в административном отделе районных советских депутатов было открыто 1 января 1919 года.
14 октября 1919 года Центрозагс разослал циркуляр о действии метрики. Юридически признавались метрическими документами все рождения, смерти и браки, выданные религиозными или соответствующими организациями до 31 декабря 1917 года, а также самый поздний религиозный брак (с той же датой ограничения). Самый поздний 20 декабря 1917 года. Другими словами, в конце 1919 года Регистр начал более активное существование и включил в себя соответствующие книги из территориальных церквей. Как правило, при изменении курса административного учреждения все соответствующие фонды переводятся, хотя некоторые из них (с плохими намерениями) могут оставаться на прежнем месте.
Во многих случаях досье, содержащие сведения о местах рождения, передаются «из уст в уста» и могут фактически содержать не отвечающие требованиям элементы.
Переход от отдаленных деревень к волостному исполнительному комитету был далек, а специалистов не было. По этой причине многие акты были незарегистрированными или, в лучшем случае, неграмотно составленными актовыми книгами. Записи случайно наблюдались, актовые книги не подписывались работниками, а записи аннулировались техническими работниками без указания причины и обоснования аннулирования. Оговорки об изменении слов в тексте не допускались.
Примерно в середине 1920-х годов взамен метрической книги была введена специальная форма регистрационной записи. Для каждого события, различающегося по семейному положению, создавалось два экземпляра отдельного акта, которые юридически имели одинаковую силу. Бланки печатались в виде анкеты. Анкета должна была быть заполнена на черновике, а затем надлежащим образом оформлена (заверена подписью и печатью сотрудника). Акт регистрации хранился в журнале.
Административная принадлежность реестра часто менялась, а вместе с этим менялась и форма акта, что еще больше запутывало процесс.
Не все записи о действиях в деле передавались вовремя, и даже некоторые метрические книги хранились на месте в местном реестре, если их не было в местном архиве.
В июле 1934 года Регистратура как служба, хранящая важнейшую информацию о текущем учете населения, была включена в структуру Народного комитета по внутренним делам. Регистраторы были ранжированы в соответствии с их полицейскими степенями, а начальники отделов занимали средние должности. И в работе регистратуры они пытались навести порядок. 27 июня 1936 года был издан приказ Всероссийского Центрального Исполнительного Комитета о своевременной регистрации рождений и смертей. 29 августа 1937 года приказом НКВД была утверждена директива о порядке регистрации по Закону о регистрации.
Во время войны во многих местах не проводилась регистрация по Закону о регистрации. Например, в Ленинграде во время блокады мало кто обращался в ЗАГС, чтобы объявить о своей смерти из-за огромных очередей. И, конечно, очень сложно получить информацию о характере смерти в период изоляции.
8 сентября 1943 года вышел Указ Верховного Совета СССР «О Бюро по усыновлению». Запись в акте была изменена. Все супружеские пары, состоявшие в фактических брачных отношениях, были вынуждены зарегистрировать свой брак в ЗАГСе, чтобы получить официальное признание (легализацию). Если фактический брак не был зарегистрирован, он имел юридическую силу только до 8 июля 1944 года.
В некоторых районах, пострадавших от Великой Отечественной войны, в реестрах регистрации актов пропасть составляет 10, 20 и более лет. В период с 1945 по 1950 год обмен паспортов в реестре привел к резкому увеличению количества дел, связанных с восстановлением актов. Другими словами, значительная часть актов была реабилитирована.
Сегодня случается так, что бланк свидетельства, подтверждающего факт государственной регистрации актов, касающихся семейного положения, содержит больше строк, чем данные, содержащиеся в записях актов, хранящихся в регистрах и государственных архивах. Это связано с тем, что формат бланка свидетельства о регистрации права на наследство неоднократно менялся, в него добавлялась и удалялась информация. До конца 1960-х — начала 1970-х годов информация, содержащаяся в записях актов, была очень редкой. В записях о браке и смерти обычно не указывались дата и место рождения, только возраст. Кроме того, в свидетельствах о рождении не было поля «место рождения» или «имя отца ребенка». Разумеется, до определенного момента не существовало информации о национальности. В этом случае выдается переосвидетельствование или удостоверение в соответствии с записью акта.
Из-за низкой профессиональной грамотности в процессе регистрации часто допускались ошибки. Например, записи о браках первой половины прошлого века показывают, что строки, касающиеся фамилии, имени и отчества как жениха, так и невесты, полны ошибок. В таких случаях тем, кому нужен новый документ, следует обратиться в ЗАГС с просьбой исправить или изменить запись о регистрации.
Таким образом, в архиве Управления ЗАГС Курганской области («Управление ЗАГС») имеется 10-летний пробел. В архиве Арменевского районного отдела ЗАГС отсутствуют актовые книги с 1930 по 1939 год. Нет актовых книг за 1930-1934 гг. в архивах администраций Катайского, Крутамышского, Притворенного, Петуховского и некоторых других районов. В годы войны в некоторых сельсоветах актовые записи часто отсутствовали.
Согласно Федеральному закону № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния», книги законов и весовые книги, собранные из первого экземпляра записей актов гражданского состояния, передаются в государственные архивы на постоянное хранение через 100 лет со дня составления.
Актовая книга, находящаяся в муниципальном реестре, передается в орган ЗАГС соответствующего субъекта Российской Федерации для сверки актовой книги со вторым экземпляром, который затем передается в государственный архив. После сверки второй экземпляр актовой книги уничтожается, а первый экземпляр передается в государственный архив.
Если по предмету ведения (например, разделу) поступил запрос о выдаче повторной справки, а дело за определенный период времени уже передано на хранение в государственный архив, то в этом случае департамент запрашивает в Государственном архиве. Курганской области (далее — Госархив) копию соответствующего реестра или архивной справки, на основании которой была выдана повторная справка. В данном случае архивная справка подтверждает факт выдачи справки о семейном положении специалистом Государственного архива.
Тем не менее, жизненные обстоятельства могут потребовать обращения в Государственный реестр или архив за выдачей документа, подтверждающего факт государственной регистрации акта о семейном положении. < pan> Если в адрес субъекта (например, отдела) неоднократно поступали запросы о выдаче справок, то дело за конкретный период уже сдано на хранение в государственный архив. В данном примере департамент запрашивает в Кургане копию архивной справки на основании того, что повторная справка была выдана на базе государственного архива (далее — госархив). В данном случае архивная справка подтверждает факт выдачи специалистом государственного архива записи о семейном положении.